Me permito hacer unas observaciones y preguntas sobre el Esquema de metadatos para la gestión del documento electrónico (e-EMGDE) que complementa al Esquema nacional de interoperabilidad español. Seguramente, la mayoría se basarán en alguna confusión mía o en esa necesidad/condicionamiento informático que muchas veces rige nuestras vidas.
1/ Nuestra tradición administrativa se basa en el expediente administrativo y, esta base, en mi opinión, debería ser un principio general que inspirase a todas las políticas de gestión de documentos de las administraciones públicas. Por el contrario, me parece que la base del Esquema es el documento. Por ejemplo, me llama la atención el no incorporar la identificación del expediente al que pertenece el documento ni siquiera como elemento opcional. Creo que todos tendremos que añadir este elemento ya que en la práctica administrativa es fundamental.
2/ Por la misma razón anterior, el Esquema, no está pensado para facilitar el trabajar con series y me parece que si algún día lo queremos llegar a implantar, tendrá que ser utilizando esta técnica o complicaremos muchísimo más su implantación.
3/ Tampoco es muy cómodo para los sistemas híbridos en los que conviven lo analógico (que poco me gusta esta palabra en este contexto) y lo digital.
4/ El sistema multi-entidad adaptado es, a mi entender, de compleja implantación. No tengo claro que estemos al mismo nivel de gestión de documentos que Australia. ¿No sería menos ambicioso y práctico empezar adaptando mejor las diferentes Normas de descripción archivística españolas a la gestión de documentos electrónicos?
5/ Lo de incorporar tantos datos en la fase de captura no deja de ser un deseo un poco irreal pues en cualquier organización algo compleja implica que los encargados de la captura conozcan a fondo todos los procesos de la organización con sus diferentes opciones y, me temo, que esa situación no es frecuente.
6/ Se deberían definir mejor las categorías del tipo documento (niveles de descripción) porque ahora no están claras. Por ejemplo, según la definición un agente dispositivo puede crear fondos.
7/ En las categorías de tipo de documento, se crea la categoría de agregación y no seré yo quien la critique por su innegable existencia real pero que, mal usada, puede causar graves problemas a los encargados de la gestión documental de las instituciones. Quizás su existencia se debería condicionar a la no existencia de la categoría expediente.
8/ Las categorías Actividad a mi entender no quedan claramente definidas y producen confusión. Ejemplo: ¿una categoría de actividad es actividad? ¿Una acción es una unidad mas pequeña de una actividad?
9/ En la práctica, se puede producir una cierta confusión entre fecha de inicio/ fecha de creación/ fecha de captura.
10/ Creo que existe algún tipo de grave confusión con el elemento Fecha fin que, según el esquema, se refiere a la fecha de destrucción y no a la fecha de finalización. Por otra parte, entonces, llama la atención que no se haya previsto como elemento obligatorio la fecha de finalización que es totalmente necesaria para la gestión de documentos ya que prácticamente todos los eventos de gestión de documentos dependen de este dato.
En la correspondencia del Esquema con los Metadatos mínimos del expediente, en el elemento estado de tramitación, los propios redactores ya han sido confundidos porque el expediente puede perfectamente estar cerrado sin estar destruido.
11/ Posible confusión de los elementos descripción/ nombre natural
12/ Solo la entidad documento simple puede tener tipología documental
13/ ¿Qué pasa cuando hay más de un valor para un mismo esquema?
14/ En el elemento soporte de origen se debería añadir la opción híbrido.
15/ No entiendo porqué las características técnicas solo se aplican al documento simple. Podría ser conveniente utilizarlos en otros entidades de documentos.
16/ Si cuando el esquema del elemento se califica como extensible quiere decir que la institución puede añadir más elementos, si no se dice nada, ¿la lista de elementos está cerrada?
En fin, ya sabéis que es muy fácil criticar el trabajo de otros...
Alberto Biarge
Archivero y gestor de documentos
www.vidmus.net
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